في تمام الساعه 11 ص من يوم الاحد 2/4/2023 م الموافق 11/9/1444 هـ في مقر الجمعية تم عقد الاجتماع التنفيذي الأول لشهر أبريل .. برئاسة رئيس مجلس الإدارة الأستاذ : مساعد دهيم الفريدي وحضور أعضاء المجلس التنفيذي مدراء إدارات الأقسام .
بدء الاجتماع : بمناقشة مشروع مخيم إفطار الصائمين وتم تقييم الإدارات لشهر مارس وتمت مناقشة إنجازات الأقسام لشهر مارس ما انجز منه ومالم ينجز منها.
إدارة الشئون الإدارية : تم متابعة الاعمال الإدارية اليومية من اجازات ومحاضر واجتماعات .. الإداري - التنفيذي - اللجان (اللجنة المالية – لجنة المستودع ) تم طرح فرصة في منصة تبرع – تم طرح فرصة في منصة تطوع – تم متابعة نظام رافد الجديد وإضافة الاعمال الإدارية وتحديث حسابات الموظفين - تم اعداد نماذج التقييم الشهري لشهر يناير.
إدارة تنمية الموارد المالية : تم تسجيل الفواتير الضريبية لشهر مارس – تم تسجيل عقود العمالة وحصر الدفعات لشهر مارس – تم ادخال البيانات والمعلومات المحاسبية أوامر الصرف – القيود المحاسبية وتوثيقها ومراجعتها وارشفتها – تم متابعة المستأجرين وتم متابعة ايجارات واستثمارات الجمعية وحصر إيراداتها وربط الفواتير – تم تحديث الموقع الالكتروني واضافة جميع الاجتماعات وجميع البيانات الخاصة بالحوكمة - تم ارسال طلبات دعم لبرامج ومشاريع الجمعية بعدد 40 شركة .
الإدارة المالية : دراسة تكلفة مشروع إفطار صائم - دراسة تكلفة برنامج زكاة المال والذهب – تم إعداد تقريرعن السلة الغذائية لشهر مارس - دراسة تكلفة السلة الرمضانية ( إفطار الصائمين ) - كتابة تقرير اسبوعي عن إيرادات الحسابات المصرفية – كتابة تقرير عن إيرادات الحسابات لشهر فبراير - اعداد تقرير عن مصروفات الحسابات لشهر فبراير - - تم متابعة الجانب المالي من عقود العمالة – تم متابعة سداد اشتراكات الأعضاء – تم مراجعة القيود والحسابات – تم صرف السلة الغذائية الشهرية لشهر مارس – تم عمل تقرير اسبوعي عن إيرادات الحسابات – تم اعداد القوائم المالية لشهر يناير - تسوية إيرادات المتجر بالحسابات المقيدة لشهر فبراير.
إدارة العلاقات العامة والاعلام : تم تحديث موقع الجمعية الجديد (رافد) بالبيانات والاحصائيات وتم إضافة فيديوهات وصور جديدة في أيقونة المركز الإعلامي - تم تفعيل الاعلام الخاص بالجمعية ومواقع التواصل – تم نشر استبانات لكافلي الايتام - تم الإعلان عن الملابس المستعملة اسبوعياً – تم تصوير وتوثيق المساعدات والتبرعات - تم تصميم بطاقات إهداء للمتبرعين عدد (7) بطاقات .
إدارة المشاريع والبرامج : تمت المتابعة مع كفلاء الايتام – تم تنفيذ مشروع سقيا الماء وتم توزيع 500 كرتون ماء على المساجد و (10000) لتر ماء سبيل للطرقات – تم تنفيذ مشروع السلة الغذائية – تم تنفيذ مشروع إفطار صائم - تم فرز إيرادات – تم توثيق المساعدات لمشروع ترميم المنازل من البداية وحتى النهاية – تم اعداد تقرير عن مشروع إفطار صائم – تم اعداد تقرير عن مشروع زكاة المال والذهب – تم طرح فرص التدريب للموظفين .
إدارة المستودع : تم متابعة اعمال الوقف والمبنى الإداري - تم الإعلان عن التبرع بالأثاث اسبوعياً لشهر مارس – تم توزيع المياه على المساجد (500) كرتون و (10000) لتر ماء سبيل للطرقات – تم توزيع كسوة الشتاء على الأسر المحتاجة – تم احضار تسعيرات المواد الغذائية لشهر أبريل - تم جرد المستودع .
إدارة الرعاية الاجتماعية : تم تحديث بيانات المستفيدين وملفاتهم عدد الاسر (228) أسرة عدد الافراد (513) فرد - تم حصر المستفيدين من مشروع السلة الغذائية (الرمضانية) - تم متابعة نظام رافد للمستفيدين - تم تسجيل مستفيدين جدد - تم استقبال طلبات المساعدات من المستفيدين وتم عرضها على لجنة المساعدات ومتابعة طلباتهم حتى تسليمها.
